Рейтинг@Mail.ru
home

01.07.2021

Обманчивая цифровизация

С сегодняшнего дня налоговая служба начала бесплатно выдавать квалифицированные электронные подписи руководителям компаний и индивидуальным предпринимателям. Такие меры должны стимулировать бизнес к переходу к «Цифровой экономике». Однако де-факто государство ограничивает использование электронных документов и архивов.

01.07.2021. АПИ — Согласно действующим нормативам, годовая бухгалтерская отчетность, инвентарные описи, документы по валютным операциям и ряд иных документов должны храниться вечно, материалы о трудовой деятельности (личные карточки сотрудников и иные) – 75 лет и так далее. Перевод таких бумаг в электронный вид в настоящее время запрещен.

Интенсификация-2021

Формально возможность заключения сделок в электронной форме была закреплена еще в Гражданском кодексе РФ 1994 года. Действующий федеральный закон признает равнозначным бумаге с печатью файл, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью. Но все эти нормы могут применяться, только если другими законами и нормативными актами не требуется или даже «не подразумевается» составление документа на бумаге.

В настоящее время цифровизацию активно поддерживают многие ведомства. Так, по словам руководителя Федерального казначейства Романа Артюхина, уже сегодня невозможно заключить государственный контракт на бумаге. «Он будет просто недействительным. Благодаря внедрению информационных технологий идет вытеснение традиционных форм», – заявил Роман Артюхин на Петербургском международном юридическом форуме (ПМЮФ).

Отказывается от бумаги и фискальная служба. Уже много лет почти все компании (кроме микропредприятий) не просто вправе, а обязаны сдавать налоговую и иные виды отчетности исключительно в электронной форме. В безбумажном виде с использованием квалифицированной подписи допускается подготовка и многих первичных документов, в том числе обмен счетами-фактурами. По соглашению сторон участники рынка активно используют простую электронную подпись, а иные обмениваются официальными электронными документами через мессенджеры (WhatsApp, Skype и другими) или в социальных сетях.

Драйвером цифровизации может стать новый порядок оформления ключей усиленной квалифицированной электронной подписи, необходимой как для подачи отчетности, так и участия в торгах, подписания контрактов и в иных случаях. С 1 июля руководители юридических лиц и индивидуальные предприниматели вправе бесплатно получить ее в налоговой инспекции. Для этого необходимо принести специальный USB-носитель – сертифицированный уполномоченными органами (Федеральной службой по техническому и экспортному контролю или ФСБ) токен. Его приобретение обойдется примерно в тысячу рублей. С целью предупреждения мошенничества за первой подписью руководитель юридического лица должен будет приехать лично – представителю даже с удостоверенной нотариусом доверенностью ключ не выдадут. Продлить действие сертификата бизнесмен сможет дистанционно, в том числе с использованием биометрической системы идентификации.

Бумажные души

Вместе с тем многие надзорные органы требуют представить материалы для проверки в виде бумажных распечаток. «Электронное взаимодействие малого бизнеса с государственными органами – большая задача и очень сложный механизм, – заявил на Петербургском международном экономическом форуме председатель правления корпорации «МСП» Александр Исаевич. – Основной запрос со стороны предпринимателей один – получение информации в телефоне о том, что он нарушил и какие претензии есть от государства. Зачастую документы или письма, отправленные обычной почтой, предприниматель получает, когда уже проходит установленный срок или наступают какие-то действия».

В ряде случаев электронный документооборот предполагает использование скан-образов документов. В таком виде, в частности, граждане могут подавать иски, жалобы и иные материалы в суды: после поступления в инстанции они опять же распечатываются и приобщаются к делу исключительно в бумажной форме.

Неопределенной остается возможность цифровизации и бухгалтерских архивов. Министерство финансов РФ неоднократно подтверждало возможность использования безбумажных первичных документов, подписанных даже простой электронной подписью. Более того, по мнению заместителя директора Департамента налоговой политики финансового ведомства Алексея Заитова, действующее законодательство «не препятствует использованию в бухгалтерском учете в исключительных случаях скан-образов первичных учетных документов». При этом какие именно случаи считаются исключительными, в разъяснениях не уточняется. Тогда как налоговая служба чаще всего запрашивает такие документы в форме как раз скан-образов.

Однако утвержденный тем же Минфином федеральный стандарт «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» предусматривает хранение подлинников первичных и иных документов в том виде, в котором они были составлены. «Перевод документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения не допускается», – закреплено в стандарте, вступающем в силу с 2022 года (АПИ писало о нем – Минфин отказался от цифровизации бухгалтерских архивов и обязал хранить их в России).

Еще больше проблем возникает у участников внешнеэкономической деятельности. По словам партнера альянса юридических фирм CMS Чарльза Керригана, в международных отношениях у каждой страны свои нормы и положения. «Поэтому важна стандартизация. Важно проверить определение электронной подписи, выяснив юрисдикцию. Если у нас пять сторон из разных стран, мы проделываем это пять раз. Проверяем, могут ли все документы, участвующие в сделке, подписываться в электронном виде», – отмечает Чарльз Керриган.

Дубликат дороже оригинала

Урегулировать спорные вопросы цифровизации призван подготовленный Министерством экономического развития РФ законопроект. Он уже одобрен Правительством России и внесен в Госдуму. По мнению разработчиков, новый закон «создаст правовые основы для долговременного хранения документов в электронном виде». «Это позволит бизнесу заменить бумажные оригиналы документов на их электронные дубликаты при сохранении их юридической значимости», – убеждены в экономическом ведомстве. 

Принятие законопроекта должно избавить бизнес от порой бесконечного накопления бумажных архивов. Оцифровка таких документов позволит уже через год легально уничтожить бумажный оригинал. Также определяется порядок конвертации электронных документов (перевод из одного формата в другой) и так далее. 

Вместе с тем на практике предлагаемые нормы могут привести к прямо противоположному результату. Ведь так называемый электронный дубликат бумажного документа должен быть удостоверен усиленной квалифицированной электронной подписью лица, собственноручно подписавшего оригинал. Только при соблюдении этого условия соответствующий файл признается равнозначным, а его владелец вправе через год уничтожить исходную бумагу. 

Такие требования теоретически выполнимы в отношении внутренних документов – уполномоченным сотрудникам придется переподписать ранее созданные документы уже в цифровой форме. Хотя в случае увольнения (смерти или отсутствия по иным причинам) такого должностного лица вся программа цифровизации останавливается. Тогда как получить электронные дубликаты ранее полученных бумаг от иных организаций будет многократно сложнее, чем хранить подлинники. Усложнится и деятельность компаний, специализирующихся на предоставлении услуг по сканированию документов и хранению электронных архивов, – для ее осуществления нужно будет получать соответствующую лицензию.

Кроме того, по истечении срока действия сертификата ключа электронной подписи хранимые цифровые документы теряют юридическую силу. Чаще всего сертификаты выдаются на один год, оформленные налоговой службой ключи будут действовать 15 месяцев. То есть к моменту планового уничтожения бумажного оригинала его электронный дубликат прекратит правовое существование.

Ключ без права передачи

Представленный законопроект не решает многие другие противоречия, связанные с применением электронных документов. Роман Артюхин предлагает задуматься о новой фикции. «У нас уже есть юридическое лицо – это правовая фикция, которую в жизни нельзя пощупать. Такой же фикцией стал «Личный кабинет» – участник, который от имени физических или юридических лиц совершает определенные действия», – констатирует главный казначей.

В частности, нередко происходит по существу кража или даже добровольная передача «цифровой личности» – обладатель электронной подписи не защищен от ее хищения, кибермошенничества и технических сбоев. И в отличие от собственноручной подписи, подлинность которой может более-менее точно подтвердить или опровергнуть почерковедческая экспертиза, доказать свою непричастность к созданию цифрового документа будет крайне сложно. Уже сегодня фиксируются многочисленные случаи выпуска ключей электронных подписей по подложным доверенностям, на чужие персональные данные и так далее. Оправдываться за совершенные с использованием такой подписи преступления приходится законопослушным гражданам.

Руководитель компании «Логасофт» Алексей Логанцов сомневается в эффективности перехода Федеральной налоговой службы к выпуску электронных подписей. «Это с одной стороны благо, с другой – зло. Если большинство малого и микробизнеса получит такие подписи, не умея пользоваться этим инструментом, – мы получим рост преступности. Мы нередко видим, как директор отдает электронную подпись главному бухгалтеру, потом начинаются какие-то переводы», – отметил Алексей Логанцов на сессии Петербургского международного экономического форума.

В таком положении оказался, например, директор пермского МУП «Брюховское ЖКХ» Владимир Стариков. По утверждению прокуратуры, он незаконно направил 100 тысяч рублей полученной из муниципальной казны субсидии на погашение задолженности по электроэнергии. Спорная операция была проведена с использованием электронной подписи руководителя предприятия. Тогда как главный бухгалтер призналась в суде, что получив такую подпись Владимира Старикова, совершила платеж без ведома директора. Несмотря на это, служители Фемиды возложили вину за нецелевое использование бюджетных средств на владельца подписи.

Наблюдаются и сбои в сохранении цифровых документов. По словам заместителя министра юстиции РФ Максима Бесхмельницына, с 2022 года вся отчетность некоммерческих организаций (НКО) будет приниматься исключительно в электронном виде: «Дабы не нагружать наших сотрудников в оффлайне и сделать удобно для подающих отчетность граждан», – заявил Максим Бесхмельницын на ПМЮФ. Тогда как практика свидетельствует, что электронные отчеты «неприятных» для чиновников НКО могут исчезать и даже модифицироваться. Например, признанную «иностранным агентом» общественную организацию «Гражданский контроль» обвинили в представлении в юридическое ведомство недостоверной информации. Но НКО предъявила подтверждение отправки бумажного отчета, а технические специалисты подведомственного Минюсту ФБУ «Научный центр правовой информации» вынуждены были признать техническое искажение загруженного правозащитниками файла.

Справка

По оценкам Федеральной налоговой службы, ежегодно в отечественной экономике генерируется порядка 11,5 млрд бумажных документов, к 2025 году этот показатель может достигнуть 13,5 млрд. Стоимость печати документа составит примерно 7,7 рубля, хранения – рубль в год, пересылки курьерской службой – 364 рубля. Достижение 25-процентного проникновения электронного документооборота позволит сократить издержки бизнеса на 391 млрд рублей.

Согласно докладу Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте России, уровень проникновения электронного документооборота для всех сегментов обмена информацией оценивается в 3-5 процентов.

По данным Федерального казначейства, в единой информационной системе от имени 340 тысяч юридических лиц работает 2,7 млн представителей с электронной подписью. Ежедневно ими совершается 300 млн юридических значимых действий.

Мнения

 

Даниил Егоров, руководитель Федеральной налоговой службы

Надо понимать, что данные рождаются не в нашей коммуникации, они рождаются раньше. И если мы не будем способствовать правильному рождению первоначальных данных, то это будет квазиэлектронный документооборот – вроде скан-копий или pdf-файлов: мы сначала печатаем в электронном виде, потом распечатываем, затем сканируем и обратно переводим в аля-электронный документооборот. И это тяжелое нечто, плохо обрабатываемое любыми IRP-системами, пытаемся выдать за классный электронный документооборот.

Сегодня участники рынка не готовы тратить средства одновременно на бумажный и электронный документооборот. Мы должны быть готовы, что отказ от бумаги рано или поздно произойдет. 

Находясь в буме роста технологии, нам нужно быть очень аккуратными со стандартами, чтобы они не ограничивали новые решения, нужно оставлять место для инноваций. Нельзя привести все в такую стабильную форму, которая будет тяжело преодолима.

Мы все родились в бумажном документообороте. И каждый раз, когда говорим об электронном, мы невольно часто ловим ошибки. В первую очередь, что можно взять бумажный документооборот и перенести его в электронный. Чтобы было точно так же. И из-за этого мы не видим их фундаментальных отличий. Пока идут споры, что такое электронная копия! Потому что копия бумажная и копия электронная – это вообще две разные сущности, термин «копия», скорее всего, уйдет. То есть ментально мы всё еще в бумажном документообороте.

Пока у международного электронного документооборота есть проблема: каждое государство придерживается своих правил, которые они не хотят нарушать, и найти компромисс очень сложно. Мы предлагаем странам, готовым к этому, эксперименты. Идеального одного формата, скорее всего, найти не удастся. Поэтому нужно искать способы конвертации, способы хаба – третьей стороны, идентифицирующие права лиц. Наверное, это приведет к дополнительным издержкам, но, по крайней мере, это компромисс, который поможет найти баланс интересов между разными юрисдикциями, конвертировать данные в приемлемый вид для каждой.

Виталий Григорьев, ведущий юрист налоговой практики «Пепеляев Групп»

Представленный законопроект допускает перевод практически всех бумажных документов в электронный вид. Исключение составляют только содержащие государственную тайну, материалы Архивного фонда России и удостоверяющие личность документы. Законодательством могут быть установлены и иные ограничения.

Вместе с тем по общему правилу электронный дубликат вправе создать обладатель или обладатели исходного документа, то есть подписавшие его лица. Покупатель или иной получатель документа (например, счета) сам не сможет перевести его в электронный вид – для цифровизации потребуется волеизъявление обеих сторон. Альтернативный вариант – изготовление электронного дубликата третьим лицом – получившей лицензию на осуществление соответствующей деятельности организацией или индивидуальным предпринимателем. Очевидно, что такая услуга будет платной, но она позволит компаниям самостоятельно перевести исходящие от контрагентов документы в электронный вид, оптимизировав расходы на их хранение.

Михаил Филиппенко, генеральный директор компании Fast Reports, Ростов-на-Дону

Автоматизация и отказ от бумаги – это всегда хорошо. Но, как водится, в результате появляются другие вызовы и проблемы. Например, электронные подписи имеют срок действия. То есть проделав огромную работу и заверив ею весь оцифрованный архив, через несколько лет мы можем выяснить, что оформившего подпись удостоверяющего центра уже нет. 

Проект нового закона не решает эти и многие другие вопросы. Но содержит некоторые просто фееричные нормы. Так, электронный дубликат должен подтверждаться электронной подписью всех, кто подписывал исходный бумажный документ. В противном случае он не может считаться законным.

Кроме того, в настоящее время бухгалтерии могут хранить скан-образы первичных документов. А вместо кассовых чеков подотчетные лица вообще часто присылают ссылки на базу данных самих налоговиков (операторов фискальных данных). Тогда как согласно новому законопроекту, не факт, что такой электронный чек можно будет признать законным дубликатом.