22.12.2025
22.12.2025. АПИ — Юридическое лицо ликвидировано или исключено из ЕГРЮЛ. Кто и как должен хранить документы, в том числе кадровые, налоговые и иные?
Архивным законодательством определены обязательные сроки хранения документов, в том числе, для частных организаций. В первую очередь это касается материалов по персоналу. Так, коллективные договоры, положения об обработке персональных данных и списки руководящих сотрудников должны храниться вечно (постоянно), отчеты по проведению специальной оценки условий труда, журналы регистрации несчастных случаев, приема, перемещения и увольнения работников, их личные дела и трудовых контакты – 45, 50 или 75 лет.
В случае прекращения деятельности организации накопленные им документы предписывается передавать в соответствующий государственный или муниципальный архив. Такая обязанность возлагается на ликвидационные комиссии, в случае банкротства – конкурсного управляющего. При исключении юридического лица из ЕГРЮЛ обеспечить сохранность материалов и передачу их в архив должен последний руководитель.
За несоблюдение правил хранения – утрату архивных документов, такие лица могут привлекаться к административной ответственности. Правда, штраф не превышает три тысячи рублей для граждан и пять тысяч для должностных лиц, а срок давности составляет всего три месяца. Возможно поэтому практика применения таких санкций в случаях ликвидации организаций или исключении их из ЕГРЮЛ по решению налогового органа не сложилась.